Der Begriff „Audit“ leitet sich aus dem Lateinischen „Audire“ (hören) ab. Demnach bedeutet Audit = er/sie hört und Auditor = der/die Hörende. Entsprechend sollte der Schwerpunkt der Audittätigkeit auf das Zuhören und Erfassen von Sachverhalten liegen. Da Auditgespräche jedoch Arbeitsgespräche sind, ist es Aufgabe des Auditteams, die effiziente Durchführung dieser Gespräche sicherzustellen. Um das Interne Audit als Instrument zur Ständigen Verbesserung nutzen zu können, sollte die Geschäftsleitung eindeutige Ziele für das interne Auditsystem festlegen.

Mögliche Zielsetzung eines internen Auditsystems:

die Erfüllung bestehender Anforderungen ermitteln

Stärken und Verbesserungspotenziale ermitteln

die interne bereichsübergreifende Kommunikation fördern

von Mitarbeitern Möglichkeiten und Anregungen zur Verbesserung ermitteln

der Geschäftsleitung eine geeignete Basis für Entscheidungen geben

Ein Audit ist keine Befragung und kein Verhör, sondern ein Arbeitsgespräch. Aus diesem Grund sollten entsprechende Grundregeln beachtet werden. So sollten während des Einführungsgesprächs die eigenen Aufgaben sorgfältig dargestellt und die Gesprächspartner für das Thema Audit aufgeschlossen und interessiert werden. Um Verunsicherungen zu vermeiden, sollten Auditgespräche auf keinen Fall mitgeschnitten werden. Störungen (z.B. Handy) sind zu vermieden bzw. zu unterbinden und Auditfeststellungen sollten nicht während des Gesprächs in den PC eingegeben werden.

Um eine effektive Auditdurchführung zu erreichen, sollten bei den Auditgesprächen keine Verallgemeinerungen vorgenommen, sondern Sachverhalte immer an konkreten Beispielen aus dem Unternehmen(-sbereich) vor Ort betrachtet werden. Auch sollte Konsens über wichtige Grundsätze mit den Auditierten erreicht und das Einverständnis mit dem Ergebnis gesichert werden. Mögliche und ggf. erforderliche Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen sollten dann gemeinsam besprochen werden. Dies eröffnet auch die Möglichkeit, von Mitarbeitern konkrete Anregungen zur Verbesserung zu ermitteln, um diese dann im Auditbericht gegenüber der Geschäftsleitung aufzuzeigen.

Da das Ergebnis des Internen Audits der Geschäftsleitung als Überblick über die Gesamtsituation und als Basis für Entscheidungen dient, sollten im Auditbericht nicht nur Schwachstellen und Abweichungen, sondern insbesondere auch Stärken aufgezeigt und erzielte Erfolge anerkannt werden.

Die termingerechte Durchführung und wirksame Umsetzung der aus den Auditschlussfolgerungen resultierenden Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen werden im Regelfall von der auditierten Organisation (z.B. Abteilung) eingeleitet und ü-berwacht, wobei auch ein Folgeaudit (Nachaudit) durchgeführt werden kann, um die Wirksamkeit der durchgeführten Maßnahmen zu verifizieren. In jedem Fall sollte jedoch die Geschäftsleitung als Auditauftraggeber hinsichtlich des Standes der Realisierung der eingeleiteten Maßnahmen laufend informiert werden.

Die Umsetzung der aus dem Audit resultierenden Maßnahmen sollte durch die Geschäftsleitung unterstützt und die dadurch erreichten Verbesserungen anerkannt werden, um allen Mitarbeitern die Bedeutung des Internen Audits als Instrument zur Ständigen Verbesserung bewusst zu machen.