Die Mitarbeiter sind in der gesamten Organisation umgeben von Information und Dokumentation. Wenn es hier dem Qualitätsmanager gelingt, ein unkompliziertes, transparentes und funktionierendes Dokumentationssystem zu gestalten, kann er sich der Unterstützung aller Kollegen sicher sein.

Dies ist gewiss keine einfache Aufgabe, jedoch auch als eine wichtige, wenn nicht gar entscheidende, Teilaufgabe innerhalb des Qualitätsmanagementsystems zu lösen. Wie die Erfahrung zeigt, sind die meisten Systeme genau an dieser Stelle gescheitert und in den Fluten der Bürokratie versunken. Doch auch der einfachere Ansatz, bei dem Dokumentation mit Bürokratie gleichgesetzt und deshalb abgelehnt wird, führt zu keiner Lösung des Problems, sondern umschifft es nur, ohne eine Verbesserung zu bewirken.

Leider wird das Dokumentieren und Regeln von Prozessen oft als Einengung und Bürokratie verstanden. In Wirklichkeit ermöglicht das disziplinierte Arbeiten nach festgelegten Spielregeln erst die ständige Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten und das schnelle Optimieren von Prozessen. Es hilft den Mitarbeitern, Schnittstellenprobleme zu vermeiden und Fehlleistungsaufwand aufgrund bestehender Unsicherheiten als Folge fehlender Regelungen zu minimieren. Ebenso wird Transparenz geschaffen, um Verbesserungsmöglichkeiten erst erkennen zu können und erforderliche Freiräume endlich einmal zu definieren und zu ermöglichen. Voraussetzung für eine wirkliche Prozessoptimierung ist das Transparentmachen des Prozesses und das Aufzeigen seiner Schnittstellen innerhalb der zahlreichen (Geschäfts-) Prozesse der Organisation. Auch ermöglicht die schnelle Bearbeitung der festgelegten Standardprozesse die erforderliche Zeit für eine optimale und fehlerfreie Bearbeitung der individuellen Fälle und zur Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten.